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Meilleur logiciel de gestion des meilleures pratiques médicales pour les petites pratiques

Meilleur logiciel de gestion des meilleures pratiques médicales pour les petites pratiques breeze carecloud family

Après avoir effectué des recherches et analysé des logiciels de gestion de la pratique, nous recommandons CareCloud comme logiciel de gestion des meilleures pratiques pour les petites pratiques.

Nous avons choisi CareCloud parmi des dizaines d’applications logicielles de gestion de cabinet. Pour savoir comment nous en sommes arrivés à nos recommandations et pour une liste complète de solutions de gestion de la pratique, voir Business News Daily meilleurs choix.

Logiciel de gestion de la pratique médicale et produits informatiques associés, tels que systèmes de dossiers médicaux électroniques (DME), peut être souvent tentaculaire et difficile à apprendre. Le temps qu’il faut au personnel pour maîtriser ce logiciel est nécessaire, mais peut également perturber les processus de la pratique médicale jusqu’à ce que la courbe d’apprentissage soit surmontée. Pour cette raison, il existe une demande importante pour des logiciels conviviaux qui ne nécessitent pas un investissement considérable en temps et en efforts de la part du personnel, en particulier parmi les petites entreprises. Les solutions informatiques de santé, y compris les logiciels de gestion de cabinet, promettent plus d’efficacité et une main d’œuvre réduite. Il est donc important que ces outils augmentent et améliorent les opérations existantes plutôt que de les entraver.

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Nous avons choisi CareCloud comme logiciel de gestion des meilleures pratiques pour les petites entreprises en raison de son architecture intuitive et de son interface conviviale. Ces aspects sont loin d’être acquis dans les domaines de la gestion de la pratique et des DME, mais CareCloud réussit à créer une suite logicielle facile à suivre qui fait de la visite d’un patient typique un processus étape par étape pour tous les membres d’un cabinet médical. Non seulement l’interface utilisateur est propre et facile à naviguer, mais les outils sont organisés de manière à être facilement localisés et à suivre la progression logique d’une visite. En outre, l’équipe CareCloud peut ajuster la plupart des fonctionnalités au cours de la période de mise en œuvre afin de s’adapter à l’approche unique de chaque cabinet pour fournir des soins de qualité aux patients. Dans un petit cabinet, la rétention des patients et la satisfaction de la clientèle sont essentielles. CareCloud peut faciliter une expérience patiente supérieure en exploitant le talent et l’expertise de votre personnel.

CareCloud est l’une des plateformes de gestion des pratiques les plus faciles à apprendre et à utiliser que nous avons rencontrée dans nos recherches. Cela commence par une interface très organisée et claire, ce qui facilite la recherche des outils dont vous avez besoin. Les principaux modules, organisés en une série d’icônes en haut de la page, suivent les étapes du rendez-vous d’un patient typique, de l’enregistrement à la soumission des réclamations liées à la rencontre clinique. Sa connexion transparente au système CareCloud EMR permet la constitution automatique de données pertinentes, éliminant ainsi la nécessité d’une double saisie et réduisant le risque d’erreur humaine.

Les icônes de clé apparaissent de gauche à droite sur l’écran, y compris l’outil de planification, les informations patient, le module clinique, le module de facturation et le stockage de documents. Le logiciel de gestion du cabinet est responsable des informations sur le patient et de l’enregistrement, de la planification, de la facturation des services médicaux et des communications sécurisées via l’outil de messagerie intégré. Le logiciel s’intègre au système EMR pour faciliter le flux de données entre le front office, les fournisseurs et le back office presque instantanément. Cela signifie que dès qu’un patient est enregistré et que son assurance est vérifiée, un fournisseur peut se mettre au travail lors de la rencontre clinique. Après la rencontre, les codeurs médicaux et les émetteurs de factures ont accès à toutes les informations nécessaires pour créer et soumettre des réclamations.

CareCloud est un logiciel basé sur un nuage hébergé sur Amazon Web Services (AWS). Il n’est donc pas nécessaire que les cabinets médicaux hébergent leurs propres serveurs. Cela facilite la maintenance du logiciel pour les petits cabinets. CareCloud se met automatiquement à jour pendant les heures creuses afin de minimiser les interruptions de service.

La facilité d’utilisation, l’intégration transparente et le faible entretien de CareCloud sont les principales raisons pour lesquelles il constitue notre meilleur choix pour les petits cabinets.

CareCloud offre toutes les fonctionnalités essentielles que nous avons recherchées dans les logiciels de gestion de la pratique, puis certaines. Il est facile d’accéder aux outils et de les utiliser, quel que soit votre rôle dans la pratique médicale. Vous pouvez également personnaliser de nombreuses fonctionnalités en fonction de votre flux de travail quotidien. Voici quelques-unes des principales caractéristiques de CareCloud.

L’écran principal de CareCloud est le tableau de bord, qui offre un emplacement central pour le reste des outils du système. Il comprend un aperçu personnalisable d’indicateurs, tels que le temps passé par les demandes d’indemnisation dans les comptes clients, les rendez-vous à venir et le solde des patients en attente. Chaque widget du tableau de bord comporte un menu déroulant permettant de filtrer les données en fonction de critères spécifiques, tels que le fournisseur, l’emplacement ou la plage de temps. Chaque widget comprend également un graphique à barres de couleur pour une visualisation rapide des performances de la pratique.

Il est facile de personnaliser le tableau de bord en ajoutant ou en supprimant des widgets. Ainsi, chaque utilisateur peut personnaliser le tableau de bord pour n’afficher que les informations pertinentes pour son rôle au sein de la pratique médicale. Vous pouvez le faire en cliquant sur les boutons "magasin de gadgets" ou "modifier la disposition". Vous pouvez réorganiser les widgets existants sur le tableau de bord en les faisant simplement glisser et en les déposant.

L’outil de planification de CareCloud offre un calendrier élégant codé par couleurs. Vous pouvez afficher le calendrier par jour, semaine ou mois et le trier par type de rendez-vous et statut. Les colonnes du calendrier sont personnalisables pour afficher les rendez-vous par emplacement, par fournisseur ou par un autre élément pouvant être configuré lors de la mise en œuvre. Vous pouvez afficher ces colonnes à la volée en les sélectionnant dans une série de cases à cocher, ou vous pouvez parcourir le jour, la semaine ou le mois avec la mini-carte du calendrier.

L’affichage du calendrier par statut de rendez-vous sépare les rendez-vous planifiés en cinq catégories. Les rendez-vous à venir apparaissent en bleu clair, tandis que les rendez-vous enregistrés sont en vert clair. Les patients en attente de rendez-vous en attente de facturation sont en bleu foncé, tandis que les rendez-vous facturés sont en vert foncé. Les rendez-vous annulés apparaissent en rouge sur le calendrier.

Pour une vue plus détaillée du calendrier, vous pouvez passer en vue liste. Ceci affiche des informations telles que le nom du patient, la date et l’heure du rendez-vous, le lieu du rendez-vous et le prestataire qui voit le patient. Il affiche également le type de rendez-vous, le statut du rendez-vous et l’éligibilité du patient à l’assurance si une vérification a été effectuée. Les vérifications d’assurance peuvent être effectuées sur des individus ou par lots, ce qui couvre tous les rendez-vous programmés pour une période donnée. Une coche verte indique la couverture d’assurance éligible, tandis qu’un X rouge indique l’inéligibilité. S’il y a des problèmes en suspens avec l’assurance d’un patient, un point d’exclamation jaune apparaîtra.

L’outil de facturation de CareCloud communique avec le système de DME pour importer les données cliniques nécessaires à la facturation et à la création de demandes. Une fois qu’une note clinique est signée, l’équipe de facturation peut vérifier les codes pré-générés et ajouter les leurs à partir des bibliothèques de codage intégrées ICD-10 et CPT. Les codes E & M doivent être pré-générés, mais les émetteurs de factures peuvent les vérifier et les réviser dans le module de facturation.

Sur le côté gauche de l’outil de facturation, vous pouvez accéder à des onglets affichant des informations telles que les rencontres non facturées, les rencontres enregistrées et les factures enregistrées prêtes à être soumises aux payeurs. L’onglet des rencontres non remplies affiche la liste des patients contrôlés et dont les rencontres sont prêtes à être facturées. Cette liste comprend le nom du patient, la date du service, le type de rendez-vous, les informations sur l’assurance, le fournisseur, l’emplacement et la valeur exceptionnelle de la rencontre. Grâce à cette vue, il est facile de hiérarchiser les rencontres non remplies et d’enregistrer rapidement les réclamations les plus importantes.

Une fois que les charges sont enregistrées et les demandes soumises, les rencontres non remplies sont transférées dans l’onglet des rencontres enregistrées, où l’équipe de facturation peut vérifier leur statut en temps réel. Cet onglet contient des informations sur le fournisseur qui a vu le patient, les codes CIM-10 et CPT appliqués à la consultation, le code E & M et la valeur des réclamations liées à la consultation. Les réclamations sont effacées par le moteur de règles CollectiveIQ de CareCloud, qui signale toutes les erreurs pouvant entraîner un refus ou un rejet de la part des payeurs. Toute erreur signalée transfère les revendications problématiques dans l’onglet des erreurs, où elles peuvent être retravaillées avant la soumission.

Les demandes refusées sont également contrôlées via le module de facturation. Ceux-ci sont accompagnés de rapports qui identifient les raisons les plus courantes de refus, permettant ainsi à votre personnel de surveiller les problèmes récurrents. Si vous achetez le forfait Concierge avec les services de facturation médicale de CareCloud, les facturiers de CareCloud suivront le processus de facturation dans le même logiciel de gestion des pratiques. Vous pouvez suivre leur progression en temps réel directement via le module de facturation.

Le portail des patients fait partie de l’application Breeze de CareCloud. Breeze offre aux patients la possibilité de remplir des formulaires d’admission avant la soumission et de mettre à jour des informations clés, telles que leurs médicaments, leurs allergies, leurs antécédents familiaux et leurs détails d’assurance. Vous pouvez également configurer des kiosques dans le bureau qui exécutent l’application Breeze, ce qui permet à vos patients de mettre à jour leurs informations en attendant leur rendez-vous. Le portail patient est sécurisé et conforme aux normes HIPAA. Il peut également capturer tous les soldes impayés ou les co-paiements des patients.

CareCloud fournit des rapports détaillés sur pratiquement tous les aspects de la performance de la pratique et des données cliniques. Les tableaux de bord de rapports individuels couvrent des aspects clés de votre pratique, tels que les comptes à recevoir, de manière plus détaillée que les widgets de tableaux de bord de page d’accueil. Tous les rapports peuvent être filtrés par payeur, par fournisseur ou par le personnel responsable du traitement des tâches pertinentes. Vous pouvez les afficher au format quotidien, hebdomadaire ou mensuel. Ils peuvent tous être exportés sous forme de fichiers PDF, XLS ou CSV. Tout rapport peut être personnalisé en conséquence et configuré pour se reproduire automatiquement.

En plus de ces rapports standard, CareCloud propose un tableau de bord MIPS / MACRA qui suit vos progrès par rapport aux normes gouvernementales pour une utilisation significative. Le suivi MIPS / MACRA peut vous aider à éviter toute réduction des paiements de Medicare et de Medicaid, ainsi qu’à capturer tout paiement incitatif offert par le gouvernement pour améliorer l’utilisation des technologies de l’information en matière de santé dans votre pratique médicale.

Les frais CareCloud par fournisseur, par mois, ce qui est courant dans l’industrie. Il propose son logiciel de gestion de cabinet en tant que système autonome ou intégré à son système de DME. Pour le logiciel de gestion de cabinet autonome, CareCloud commence à 349 $ par mois et par fournisseur. Pour les logiciels de gestion de cabinet et de DME intégrés, le prix commence à 628 $ par mois et par fournisseur.

Outre le logiciel intégré de gestion de la pratique et le système de DME, CareCloud propose une application d’engagement des patients appelée Breeze. Breeze permet d’utiliser des aspects utiles du logiciel de gestion de la pratique, tels que le portail des patients, les rappels de rendez-vous automatisés, l’enregistrement numérique et le traitement des paiements au point de vente. Les prix pour Breeze commencent à 199 $ par fournisseur et par mois. Cela porterait le total du logiciel de gestion de cabinet, du système de DME et de l’application Breeze à 827 $ par fournisseur par mois, ce qui représente un prix relativement compétitif pour une suite logicielle parmi les fournisseurs analysés.

Les cabinets médicaux qui souscrivent au package de gestion du cycle de revenus de CareCloud pour les services de facturation médicale ont également accès à l’ensemble de la suite informatique de la santé de l’entreprise en échange d’un pourcentage de leurs prélèvements mensuels. Les services de facturation médicale, inclus dans un forfait appelé Concierge, commencent à 3% des collections de cabinets médicaux, ce qui représente un faible taux comparé aux autres services que nous avons examinés. Toutefois, la tarification exacte pour la gestion du cycle de revenu dépend du volume de vos revendications, de leur valeur et de la complexité de vos exigences de facturation.

L’implémentation et la formation de CareCloud nécessitent un coût de démarrage supplémentaire compris entre 3 000 et 5 000 USD. Le processus prend généralement environ 90 jours et comprend l’enregistrement du fournisseur auprès du payeur pour la soumission électronique de la demande. L’implémentation inclut également toute personnalisation dont vous pourriez avoir besoin, y compris la création de modèles et la mise en correspondance avec les types de rendez-vous appropriés, ainsi que la création des intégrations nécessaires, telles que LabCorp ou Quest Diagnostics.

Les coûts de démarrage couvrent la formation à distance, mais les coûts de formation individuelle sur site sont supplémentaires. La formation comprend des démonstrations sur l’utilisation du système, les flux de travail du personnel enseignant et la personnalisation du logiciel pour répondre aux besoins du cabinet.

La migration des données à partir d’un système de DME hérité et d’un logiciel de gestion de cabinet ne fait pas partie des coûts de démarrage. il en coûte généralement 5 000 $ de plus. Au cours de la migration, CareCloud veillera à ce que les données soient importées dans le système et configurées de manière appropriée – contrairement à certains services, qui fournissent simplement un dossier avec des fichiers que vous devez ensuite importer manuellement dans le système. Les coûts d’une mise en œuvre complète avec migration de données sont toutefois beaucoup plus élevés pour CareCloud que pour les autres fournisseurs analysés.

Les représentants du service clientèle de CareCloud ont été extrêmement utiles lors de notre examen. Les représentants que nous avons rencontrés étaient toujours disponibles et très compétents, capables de répondre à toutes les questions que nous avions posées. Ils ont pris le temps de planifier une démonstration en direct et ont rapidement fourni du matériel supplémentaire à notre demande. Après avoir parlé aux représentants de CareCloud, nous nous sommes sentis pleinement informés des prochaines étapes si nous devions nous inscrire au service. Bien que les représentants de la société aient fait preuve de beaucoup de communication, ils n’ont jamais été pressés de faire une vente, surtout après avoir déclaré que nous aurions besoin de plus de temps pour examiner nos options.

Il est facile de contacter le service clientèle et les équipes de support technique de CareCloud. Il y a trois façons principales de demander de l’aide à l’entreprise. Le plus simple est un bouton de chat en direct intégré au logiciel CareCloud. Le chat en direct utilise une sécurité conforme à HIPAA, protégeant toutes les informations sensibles que vous devez partager. CareCloud gère également un service d’assistance pour les problèmes techniques. Vous soumettez simplement un ticket détaillant les problèmes que vous rencontrez et un représentant du support technique s’en chargera sous peu. Enfin, vous pouvez contacter CareCloud par le biais d’un numéro de téléphone 1-800, disponible 24h / 24 et 7j / 7 sans aucun frais supplémentaire. La mise à jour gratuite de logiciels est un autre avantage du partenariat avec CareCloud.

La principale limite de CareCloud réside dans ses coûts de démarrage élevés, qui nécessitent un investissement initial de quelques milliers de dollars. Pour les petits cabinets qui importent des données à partir de systèmes existants, les coûts peuvent dépasser 10 000 USD. Cela pourrait constituer une barrière à l’entrée pour les cabinets médicaux disposant d’un budget serré, même si les prix des abonnements au système sont compétitifs. Les représentants de l’entreprise à qui nous avons eu affaire ont toutefois exprimé leur volonté de négocier des coûts de démarrage, ce qui permet de réduire les frais généraux. Si vous voulez vraiment réduire les coûts, vous devrez peut-être effectuer la migration des données nécessaire en interne.

Prêt à choisir votre logiciel de gestion de cabinet? Voici une ventilation de notre couverture complète:


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