Le meilleur logiciel de gestion de la pratique médicale de 2020

Bien que les médecins aient rarement besoin d’interagir directement avec un logiciel de gestion de la pratique, il est indispensable au personnel de bureau. Le système que vous adoptez joue un rôle important dans le succès ou l’échec de votre pratique. Lors de la sélection du logiciel de gestion de cabinet, gardez à l’esprit les facteurs suivants.

Coût

Le coût de tout système de gestion de la pratique varie considérablement. Des facteurs tels que la taille de votre pratique, les fonctionnalités que vous sélectionnez, etc., influent sur les coûts. Lorsque vous appelez, la plupart des entreprises vous donneront une estimation approximative. Cependant, il peut y avoir beaucoup de coûts cachés et de fonctionnalités optionnelles susceptibles d’augmenter rapidement le prix de base.

Lorsque vous contactez des fournisseurs, soyez prêt à établir une relation entre le nombre de médecins de la pratique, les fonctionnalités dont vous avez absolument besoin, les fonctionnalités qui ne sont pas essentielles et le nombre de celles que vous utiliserez. Obtenez une liste écrite des fonctionnalités que vous obtiendrez avec le logiciel et le coût exact de ces fonctionnalités avant de vous inscrire auprès d’une entreprise. Sans confirmation écrite claire, il est difficile de savoir quelles fonctionnalités sont incluses dans le système, quels sont les coûts supplémentaires, et vous pourriez vous retrouver à payer beaucoup plus pour des fonctionnalités sans lesquelles vous ne pourriez pas vivre.

Facilité d’utilisation

Mettre en place un nouveau système et s’y adapter est déjà assez difficile. Il est impératif que les personnes qui utiliseront le nouveau logiciel se familiarisent facilement avec ce dernier. Consultez votre personnel et incluez-les dans le processus de prise de décision. Ils doivent au moins être modérément à l’aise avec le système et, idéalement, le fournisseur de logiciels fournira une formation et un représentant de la société pouvant guider le personnel tout au long de la courbe d’apprentissage et répondre à toutes les questions que votre personnel a sur le logiciel.

Les programmes de gestion de la pratique sont organisés différemment. Par exemple, certains systèmes utilisent un tableau de bord central pour organiser les différentes fonctionnalités du logiciel, tandis que d’autres disposent de menus déroulants et de plusieurs fenêtres contextuelles. Savoir quelle disposition convient au flux de travail de votre cabinet contribuera au succès de la transition. Tout nouveau système ralentira naturellement la productivité au début, mais il ne devrait pas jeter toute votre pratique dans le chaos.

Expérience avec des spécialités

Vous voulez vous assurer que le logiciel que vous choisissez est largement utilisé par d’autres fournisseurs de votre spécialité. Demandez aux autres médecins que vous connaissez dans votre domaine quels programmes ils utilisent et s’ils les aiment.

Il existe des nuances avec une pratique médicale spécialisée qui ne seront pas reflétées par un logiciel général. Adressez-vous à l’éditeur du logiciel, renseignez-vous sur les fonctionnalités propres à votre spécialité et reflétées dans le système. Sinon, vous pourriez vous retrouver avec un système barebone qui n’est pas optimisé pour les fonctions dont vous avez besoin.

Capacités d’interfaçage

Un autre élément important à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de gestion de cabinet doit être la qualité de son interface avec le système de DSE utilisé par votre cabinet. L’interfaçage fait référence à la capacité des deux systèmes à communiquer et à partager des données pertinentes. Deux systèmes bien interfacés peuvent réduire le temps nécessaire à la saisie et au transfert des données. Si vous planifiez des patients et enregistrez des informations démographiques, ces données doivent automatiquement être mises à jour avec le système de DSE lors de la visite du patient. De même, après le traitement d’un patient, le système de DSE doit automatiquement transmettre les informations de facturation au programme de gestion de la pratique.

Même un excellent logiciel de gestion de cabinet peut devenir un cauchemar s’il n’est pas compatible avec votre DSE. Si les deux systèmes ne peuvent pas communiquer, votre personnel entrera et ressaisira les mêmes données à plusieurs reprises, ce qui les soustraira à des tâches plus urgentes.

Reporting et analyse de données

En plus de bien effectuer les tâches de facturation, un système de gestion de la pratique doit créer des rapports robustes et analyser les données, en vous montrant exactement où se situe votre pratique. La gestion de votre cycle de revenus ne suffit pas pour que votre pratique reste viable. Des rapports et des analyses détaillés vous aideront grandement à améliorer votre trésorerie. Par exemple, de nombreux systèmes peuvent vous indiquer quels médecins sont les plus productifs pour votre cabinet ou dans quels quartiers viennent la plupart de vos patients.

En identifiant ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, vous pouvez maintenir votre pratique sur une voie infaillible vers le succès et la rentabilité. Si votre logiciel de gestion de cabinet vous permet de partager électroniquement ces rapports avec d’autres membres de votre cabinet, c’est encore mieux.

Formation

Même si le logiciel est incroyablement facile à utiliser, tout nouveau programme logiciel doit encore apprendre. Cependant, considérez les différents degrés d’aptitude technique parmi les membres de votre personnel. Quand les gens s’adaptent aux nouveaux logiciels, si intuitifs soient-ils, ils ont besoin de conseils de temps en temps. Tous nos meilleurs choix offrent une formation complète, sur site, en ligne ou les deux.

Lorsque vous parlez à des éditeurs de logiciels, demandez-leur s’ils offrent une formation supplémentaire à leur personnel pendant et après la période de mise en œuvre, et quel en est le coût. Enfin, assurez-vous de recevoir, par écrit, toutes les opportunités de formation offertes par la société et le (s) coût (s) de cette formation.

Support fournisseur

Comme pour tous les systèmes complexes, il est inévitable que vous rencontriez un problème. Le fournisseur doit être disponible pour répondre à vos questions et vous aider à résoudre les problèmes. En outre, si un problème se présente à leur extrémité, vous devez avoir l’assurance qu’ils le résoudront rapidement.

Certains fournisseurs affectent une liaison directe, ou un représentant de compte, à votre pratique. D’autres entreprises ont un centre d’appels d’assistance technique; Toutefois, selon le problème, il peut s’avérer plus difficile de résoudre un problème si le représentant du support technique ne connaît pas bien la configuration de votre système de gestion de cabinet.

De plus, il est important de savoir si l’assistance est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 ou si vous ne pouvez contacter l’assistance technique que pendant les heures normales de bureau.

Une bonne relation avec un fournisseur de gestion de cabinet est fondée sur la confiance. L’adoption d’un nouveau système représente un investissement important en temps et en argent pour votre pratique. Avant de vous inscrire chez un fournisseur, demandez au représentant de spécifier le support offert par le fournisseur de logiciels et tous les services supplémentaires (et coûts) qui sont considérés au-delà du support standard offert par le fournisseur.

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