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Quel système téléphonique multiligne vous convient?

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  • Un système téléphonique multiligne permet à plusieurs personnes d’être simultanément au téléphone. Ces systèmes optimisent la communication et la productivité des entreprises.
  • Ils viennent avec de nombreuses fonctionnalités allant de base à avancé et peuvent être personnalisées pour convenir à votre entreprise.
  • Avant de choisir un système téléphonique multiligne, vous devez examiner attentivement les besoins spécifiques de votre entreprise.

Si votre entreprise reçoit un volume important d’appels entrants et sortants, ou si vous atteignez rapidement ce point, vous avez besoin d’un système téléphonique multiligne. Un système téléphonique multiligne optimise la communication et améliore la productivité et l’efficacité. Vous pouvez ainsi transférer rapidement et facilement des appels et communiquer en interne avec les employés et en externe avec les clients. De nombreux systèmes sont disponibles avec des fonctionnalités de base et avancées. Vous pouvez donc en trouver un qui convient parfaitement à votre entreprise et à ses besoins.

Un système téléphonique multiligne permet à plusieurs personnes d’être en même temps au téléphone. Les lignes peuvent être internes ou externes. Les lignes externes vous permettent de communiquer avec des personnes extérieures à l’entreprise, telles que les clients, tandis que les lignes internes permettent la communication avec vos employés et vos collègues.

Les systèmes téléphoniques multilignes diffèrent des systèmes téléphoniques traditionnels car ils permettent à plusieurs personnes d’être en même temps au téléphone. Par contre, les téléphones traditionnels sont conçus pour n’envoyer des données audio qu’entre deux personnes à la fois.

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Un système téléphonique multiligne fonctionne comme un téléphone traditionnel à une ligne en ce que des paquets de données audio sont transmis au destinataire par des fils téléphoniques. Les systèmes téléphoniques multilignes permettent toutefois la transmission de deux, quatre lignes ou plus. Les systèmes téléphoniques multilignes utilisent une extension sans fil qui vous permet de connecter un autre téléphone (ou d’autres téléphones).

Une option si vous n’avez besoin que d’une deuxième ligne consiste à utiliser un séparateur de lignes. Cela sépare la ligne téléphonique en deux lignes, vous permettant de connecter un autre téléphone ou appareil. Vous branchez le séparateur dans la prise téléphonique, puis l’un des câbles téléphoniques dans l’un des ports. (Êtes-vous prêt à vous inscrire pour un nouveau système téléphonique professionnel? Consultez nos critiques et nos meilleurs choix.)

Les systèmes téléphoniques multilignes pour les entreprises comportent de nombreuses fonctionnalités de nos jours. Certaines peuvent être incluses dans l’emballage de votre achat, alors que d’autres, plus avancées, devront peut-être être achetées en tant que modules complémentaires.

Vous trouverez ci-dessous une brève explication des fonctionnalités courantes, mais prenez en compte vos besoins actuels et les fonctionnalités qui simplifieront la communication et optimiseront la productivité de votre personnel.

  • Identification de l’appelant: Identification de l’appelant vous permet de voir qui appelle. Vous pouvez choisir entre deux options: identification de l’appelant, qui affiche le numéro de téléphone de l’appelant; ou identification de l’appelant avec nom, qui affiche le numéro de téléphone et le nom de l’appelant. Cette fonctionnalité peut aider à identifier quels appels sont importants et quels appels sont du spam.
  • Haut-parleur: Un téléphone à haut-parleur peut être utile si vous avez besoin de garder les mains libres lorsque vous êtes en communication ou, par exemple, si vous êtes en plein milieu d’une réunion et que vous devez établir une conférence téléphonique.
  • Messagerie vocale: Cette fonctionnalité permet aux appelants de vous laisser un message si vous avez manqué leur appel.
  • Indicateur de message en attente: Il s’agit d’un voyant DEL clignotant qui vous avertit des nouveaux messages vocaux que vous avez reçus. Il est généralement fourni avec le téléphone ou sous forme de répondeur téléphonique séparé.
  • Muet et contrôle du volume: Ces options vous permettent de désactiver, d’augmenter ou de réduire le volume de votre téléphone à haut-parleur, du son de votre téléphone ou de votre sonnerie.
  • Tenir: La fonctionnalité de mise en attente varie selon le système téléphonique que vous achetez. Certains systèmes jouent de la musique en attente (ou vous pouvez jouer votre propre message personnalisé), mais d’autres ne font que mettre un appel en attente uniquement.
  • Transfert d’appel: Cette fonctionnalité vous permet de transférer des appels en interne vers un autre employé du bureau ou vers un numéro externe ou externe.
  • Toutes les pages / interphones: La pagination vous permet de parler à tous les téléphones en même temps via le haut-parleur, tandis que la fonction interphone vous permet de diffuser des annonces ou d’informer d’autres employés d’un appel en attente.
  • Ne pas déranger: Ne pas déranger envoie tous les appels entrants directement à la messagerie vocale sans que le téléphone ne sonne. Cette fonctionnalité peut être utile lorsque vous êtes dans une réunion importante ou lorsque vous ne pouvez pas répondre au téléphone.
  • Préposé automatique: Le standard automatique accueille les appelants et leur fournit un répertoire de postes. Il s’agit d’une fonctionnalité avancée qui peut ne pas être incluse dans la planification de votre système téléphonique.
  • SMS: Une autre fonctionnalité avancée, les services de messagerie texte utilisent votre numéro de téléphone fixe existant pour envoyer des messages texte aux téléphones mobiles des clients.

Le plus grand avantage de multiligne systèmes téléphoniques C’est la variété de solutions proposées aux entreprises de toutes formes et de toutes tailles. Il existe une pléthore d’options disponibles en fonction du nombre de lignes prises en charge par le système et des fonctionnalités disponibles.

Les coûts sont généralement faibles, sauf si vous devez acheter tout le nouvel équipement pour plusieurs employés. De nombreux systèmes multilignes adoptent de plus en plus des modèles Internet, qui hébergent toutes les données dans le cloud et envoient des informations sur les appels via Internet, ce qui permet de réduire les coûts par rapport aux lignes téléphoniques traditionnelles.

Les systèmes multilignes vous permettent de recevoir et de transférer facilement des appels à l’intérieur et à l’extérieur de votre entreprise. De plus, ils offrent des fonctionnalités permettant d’accroître la productivité, telles que le standard automatique ou qui ne perturbent pas, qui aident également les petites entreprises à projeter une image professionnelle.

Les systèmes téléphoniques multilignes sont flexibles et faciles à adapter – ils se développent à mesure que votre entreprise se développe. Nombre de ces systèmes vous permettent d’ajouter facilement (selon votre configuration) des combinés supplémentaires à l’aide de câbles, d’adaptateurs câblés ou sans fil ou de kits d’extension faciles à installer.

Enfin, les systèmes multilignes sont extrêmement fiables et sécurisés. Beaucoup chiffrent vos données et, en cas de panne de courant, une batterie continue de permettre aux clients de vous contacter.

Les systèmes téléphoniques multilignes dépendent du matériel et des câbles, ce qui peut être préjudiciable aux entreprises ne disposant pas de l’équipement ou disposant d’un nombre limité de prises téléphoniques.

En outre, ils ne peuvent être utilisés qu’avec les téléphones de bureau traditionnels, ce qui limite la mobilité et la flexibilité. Un système téléphonique multiligne n’est pas idéal pour une entreprise dont les employés travaillent souvent à distance ou voyagent fréquemment.

L’alternative principale à un système téléphonique multiligne est la VoIP ou système téléphonique en nuage. Ces systèmes sont enracinés dans Internet et toutes les informations relatives aux appels et aux données sont hébergées dans le cloud.

Ils nécessitent une connexion Internet solide et cohérente, mais sont généralement très économiques en raison de la nature de leur présence sur Internet et de leur nécessitant peu, voire aucun, matériel. Ils sont facilement dimensionnés, ce qui vous permet d’ajouter des chiffres à mesure que votre entreprise se développe. Mais si vous ne disposez pas d’une connexion Internet solide et fiable, les systèmes téléphoniques en nuage ne sont pas une option.

Si vous envisagez d’acheter un système téléphonique multiligne, déterminez pourquoi, à votre avis, ce système vous conviendrait, et déterminez les fonctions spécifiques dont vous avez besoin.

Un système téléphonique multiligne est une bonne idée si:

  • Vous souhaitez que chacun de vos employés dispose de son propre numéro de téléphone.
  • Vous avez un nombre important d’appels entrants et des employés qui passent des appels sortants.
  • Vous souhaitez attribuer des numéros spécifiques à certains départements ou employés.

Vous devez également déterminer avec soin si vous souhaitez ou avez besoin de lignes téléphoniques physiques. La voix sur protocole Internet, ou VoIP, est en train de devenir populaire dans le monde de la téléphonie professionnelle.

La VoIP est une solution Internet qui prend en charge tous les appels téléphoniques entrants et sortants via Internet. les coûts sont généralement moins élevés et il y a peu d’équipement à acheter et à installer. (Lire connexe: VoIP vs ligne fixe: quel est le meilleur pour votre entreprise?)

Lorsque vous choisissez un système, considérez

  • La taille de votre entreprise. Combien d’employés ont besoin d’un numéro de téléphone?
  • De combien de lignes avez-vous besoin? Combien de personnes sont généralement au téléphone en même temps?
  • Votre personnel devra-t-il être formé? Le système est-il facile à utiliser?
  • Parmi les fonctionnalités offertes, combien sont basiques et incluses dans le forfait? Combien devrez-vous en ajouter et combien cela va-t-il augmenter le prix total du système?
  • Le système peut-il évoluer facilement avec votre entreprise? Devrez-vous ajouter de nouveaux équipements à mesure que votre entreprise se développe?

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