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6 conseils de facturation et de recouvrement médicaux des professionnels de la santé

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Lorsque nous envisageons une pratique médicale réussie, nous pouvons penser à la qualité des soins et aux niveaux d’expertise des praticiens. La facturation n’est pas un aspect de l’entreprise qui vient généralement à l’esprit. Cependant, pour les pratiques médicales, il y a peu de parties des opérations plus cruciales que la facturation.

"Sans revenus, un cabinet médical ne peut pas réaliser de profit et rester opérationnel", a déclaré Andria Jacobs, infirmière autorisée et professionnelle certifiée en qualité des soins de santé, qui est chef de l’exploitation de Logiciel PCG. "Une pratique médicale, tout en étant axée sur le bien-être et les soins des patients, est une entreprise et doit être rentable. La facturation, les recouvrements et la gestion des comptes clients sont la pierre angulaire d’une pratique réussie."

Un cycle de revenus sain est impératif pour soutenir le travail coûteux de fournir des soins de santé, mais il n’est pas toujours facile de s’assurer que votre cabinet est payé pour les services qu’il a rendus. Cela peut être particulièrement difficile car les prestataires de soins de santé sont souvent remboursés par des tiers payants après que le patient est déjà venu et parti, et il existe un décalage entre la prestation de services et la réception du paiement.

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De plus, les réclamations d’assurance peuvent être rejetées ou refusées pour diverses raisons. L’erreur humaine joue un rôle majeur dans bon nombre de ces dénis; Jusqu’à 42% des demandes sont codées incorrectementet 19% n’ont pas de documentation appropriée.

"Chaque refus de réclamation coûtera à la pratique entre 25 $ et 45 $ pour refacturer et collecter", a déclaré Jacobs. "De nombreuses pratiques annulent simplement les dollars sous-payés ou refusés, ce qui coûte les pertes de revenus de la pratique sur une base institutionnalisée."

Alors, quelles sont les meilleures façons dont votre pratique peut minimiser les pertes et assurer des paiements rapides et complets pour le travail que vous avez déjà fait? Business News Daily a demandé des conseils d’experts sur la façon de minimiser les erreurs et de rationaliser vos procédures de facturation.

Vous pouvez vous sentir dépassé et même un peu intimidé par la facturation et les recouvrements. Cependant, il est important de commencer par comprendre le processus, même si quelqu’un d’autre sera en fin de compte responsable de sa gestion quotidienne. En prenant possession de cette partie de votre entreprise, vous pouvez garantir la soumission des réclamations en temps opportun et éviter les activités frauduleuses.

Le processus de facturation commence par la vérification de l’admissibilité à l’assurance et la collecte de la partie patient (copaiements, coassurance et franchises) au moment du service, a déclaré Nancy Rowe, propriétaire et exploitante de Practice Provider Corp. Les médecins fournissent aux codeurs des codes de procédure et de diagnostic pour chaque visite de patient.

"Les codeurs vérifient la sélection de code appropriée et ajoutent les modificateurs appropriés pour décrire plus en détail le traitement", a déclaré Rowe. «Passer du temps avec les médecins pour apprendre comment ils pratiquent et les éduquer sur les nuances du codage aide à rationaliser et à optimiser la facturation.»

Les réclamations codées sont ensuite saisies dans un logiciel de gestion de cabinet, téléchargées dans un centre d’échange et soumises à des assureurs individuels. Les assureurs acceptent la demande de paiement ou la rejettent. Les paiements sont reçus des transporteurs et les soldes sont transférés soit à un transporteur secondaire, soit au patient. Toutes les réclamations rejetées, impayées ou partiellement payées doivent être traitées rapidement.

"L’objectif global du processus de soumission des réclamations et de la gestion des comptes clients est de réaliser la période de recouvrement la plus courte possible", a déclaré Jacobs. "Minimiser les jours en suspens jusqu’au paiement … favorise une source de revenus claire."

Une fois que vous comprenez comment fonctionne la facturation, il est temps d’examiner les problèmes plus larges qui peuvent avoir un impact sur votre processus de facturation et d’identifier l’approche qui convient le mieux à votre pratique.

"De nombreuses pratiques ne regardent souvent que les paiements globaux ou le nombre de réclamations refusées, mais elles ne vont pas plus loin pour évaluer l’efficacité et l’efficience de leur processus de facturation", a déclaré Erica Woodward Strick, directrice des opérations de la MRC à Moderniser la médecine. "Faire une analyse approfondie des indicateurs de performance clés de facturation (KPI), comparer les normes de l’industrie et créer une stratégie de gestion des revenus sont essentiels au succès à long terme d’une pratique médicale."

Selon M. Strick, regarder la situation dans son ensemble signifie également se tenir au courant des tendances de l’industrie et des réglementations et comprendre comment elles peuvent influer sur la santé du cycle de revenus de votre pratique médicale.

Une fois que vous avez créé un processus de facturation normalisé et mesurable, vous avez besoin de membres du personnel correctement et complètement formés pour le mettre en œuvre. Il n’est jamais sage de lésiner sur cette étape ou de supposer que seul le membre du personnel qui soumet les réclamations a besoin d’une formation.

"Un cycle de revenus sain commence par un personnel de réception bien formé qui dispose des outils disponibles pour vérifier l’admissibilité et les avantages des patients, ainsi que la capacité de collecter le solde des patients au moment du service", a déclaré Rowe.

Il est également utile de créer un organigramme des étapes exactes de la facturation et des recouvrements, selon Craig Ferreira, président-directeur général de Stratégies de survie.

"Délimitez clairement les mesures qui sont prises à chaque étape de l’organigramme", a déclaré Ferreira. "Mettez suffisamment de personnel en place pour faire chaque travail, et formez, formez, formez-les."

Les réclamations qui ne sont pas déposées correctement ne seront pas payées, alors prenez le temps de vous assurer que tous les codes sont corrects et que toutes les exigences ont été remplies.

"Bien que la réglementation HIPAA et ACA ait codifié l’adoption de normes nationales pour les transactions électroniques de soins de santé, les jeux de codes et les identifiants de santé uniques, il reste encore des millions de règles et de modifications à prendre en compte lors de la facturation de chaque ligne de réclamation", a déclaré Jacobs.

"Il va sans dire qu’une information complète est essentielle", a déclaré Cindy Ehnes, vice-présidente exécutive de COPE Health Solutions. "L’envoi d’une réclamation au bon payeur est essentiel, bien que dans un environnement de payeur délégué, il puisse être difficile de savoir quel payeur, groupe médical à risque ou plan de santé est responsable du paiement. Cela peut entraîner un retard lorsque le ping-pong des réclamations d’avant en arrière."

Il est également essentiel de s’engager dans le nettoyage régulier des réclamations, ce qui implique d’identifier et de corriger les erreurs dans les codes de facturation, selon Stephen Dart, vice-président de l’ingénierie chez AdvancedMD.

"Le processus génère des réclamations plus propres, une réduction des refus et une meilleure communication avec les payeurs", a déclaré Dart. "En procédant correctement dès le départ et en permettant plusieurs types de modifications à la demande avant qu’elle ne soit soumise, les fournisseurs (une pratique) seront plus efficaces et obtiendront plus de succès avec le remboursement."

La création de la meilleure expérience patient possible peut avoir un impact positif sur votre processus de facturation et de recouvrement. Les pratiques médicales qui établissent de bonnes relations et créent des voies de communication ouvertes avec les patients ont plus de chances de recueillir des informations précises sur les assureurs et de faire comprendre aux patients leurs responsabilités financières.

"De nombreux patients et leurs familles ne revoient jamais leurs preuves de couverture et ne comprennent pas les implications financières des copays et des conditions d’assurance comme la" franchise "ou le" total des frais remboursables "", a déclaré Jacobs.

Par conséquent, il incombe souvent au personnel du cabinet médical d’expliquer clairement les honoraires et les obligations financières personnelles. Étant donné que les patients assument davantage le fardeau financier de leurs soins de santé, il est plus important que jamais de vérifier leurs prestations d’assurance et de fournir des informations sur les coûts avant de rendre des services.

"Le fait d’avoir ces informations à l’avance crée de la transparence et de la confiance entre le personnel du cabinet médical et le patient, ce qui peut aider à éviter des erreurs de facturation coûteuses plus tard", a déclaré Strick.

Il est également important d’avoir une bonne relation avec les patients lors du traitement des refus des compagnies d’assurance et du suivi des refus.

"Parfois, le meilleur avocat est le membre ou le preneur d’assurance", a déclaré Sunni Patterson, président de RMK Holdings Inc. "Les appels à trois donnent généralement un résultat positif et sont très efficaces."

La technologie peut jouer un rôle central dans la rationalisation du processus de facturation. À sa base, la technologie peut offrir aux patients de multiples façons de payer grâce à des transactions numériques transparentes. Une technologie plus récente, telle qu’un logiciel médical avancé, peut connecter les différents services d’un cabinet médical et créer un flux d’informations plus continu entre les médecins, le personnel et les administrateurs.

"Certains systèmes logiciels médicaux peuvent également aider à automatiser les étapes du processus de facturation, comme suggérer des codes médicaux et comparer les demandes de règlement médical aux règles communes de payeur d’assurance pour le remboursement", a expliqué Strick.

"En automatisant autant d’étapes que possible dans les flux de travail cliniques et administratifs intégrés de la pratique, le fournisseur économisera des heures de travail et évitera des surprises indésirables sous forme de refus, d’inéligibilité ou de responsabilité du patient plus importante que prévu", a déclaré Dart.

Dart a souligné que cela comprend l’utilisation de dossiers médicaux électroniques, l’automatisation des contrôles de vérification des plans démographiques et de santé, l’utilisation de la technologie de nettoyage des demandes de remboursement et l’incorporation d’applications en libre-service pour les patients, telles que la fonctionnalité de portail, les relevés électroniques, les points d’accès aux communications numériques et les paiements par carte de crédit intégrés .

En maintenant des canaux de communication cohérents et ouverts avec les assureurs des patients, vous jetez les bases d’une résolution simple des problèmes lorsqu’ils surviennent.

"Il est très utile d’avoir un contact dans le cadre d’un plan de santé chargé de résoudre les problèmes de pratique, et une relation d’entraide et collégiale mérite d’être développée", a déclaré Jacobs.

Jacobs recommande également que l’équipe de gestion d’un cabinet examine régulièrement les frais, les paiements et les recouvrements de ses 10 principaux transporteurs.

"Ce sont les contrats qui génèrent le plus de revenus, et tout problème a une plus grande influence sur les revenus globaux", a déclaré Jacobs.

En restant au fait des dernières lois sur les soins de santé, des réglementations fédérales et étatiques et des contrats d’assurance, vous vous positionnez également pour défendre votre pratique et vos patients face à des dénis.

"Enlevez ces lunettes roses et réalisez à quoi vous avez affaire", a déclaré Ferreira. "Connaissez vos contrats et tenez vos payeurs sur eux. Lorsque vous parlez avec des compagnies d’assurance, obtenez un numéro de référence pour l’appel téléphonique. N’ayez pas peur de monter dans la chaîne de commandement."

Si vous êtes en retard dans la facturation ou si vous ne respectez pas la réglementation en vigueur, vous pouvez envisager d’externaliser tout ou partie de votre facturation à des spécialistes tiers.

"Je recommande d’utiliser une société de facturation de taille et d’influence qui est prête à être une" roue qui grince "qui obtient la graisse – et l’argent", a déclaré Ehnes. "Trouvez une entreprise qui est un véritable défenseur de ceux qui soignent réellement les patients."

Les sociétés de facturation médicale sont à jour sur les règlements de facturation et peuvent être une ressource idéale pour les plus petites pratiques afin d’assurer une soumission appropriée des réclamations. Ils libèrent également votre personnel pour se concentrer sur un travail plus central à votre mission principale.

"En déchargeant certaines des tâches fastidieuses, comme le suivi des assureurs sur les réclamations en suspens ou l’impression et l’envoi des relevés des patients, à une entreprise spécialisée dans la gestion de la facturation médicale, les pratiques peuvent économiser du temps et des ressources pour le personnel", a déclaré Strick.

Reportage supplémentaire d’Adam C. Uzialko. Quelques interviews de sources ont été réalisées pour une version précédente de cet article.

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