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Quelle horloge vous convient le mieux?

Quelle horloge vous convient le mieux?

Crédit: SabOlga / Shutterstock

Chaque année, les employeurs américains perdre 11 milliards de dollars au vol de temps. Cela provient en grande partie du fait que les employés volent quelques minutes chaque jour, ce qui peut être évité grâce à un système de temps et de présence détaillé.

Le suivi du temps et de la présence des employés est souvent un processus métier négligé. Bien que ce ne soit pas glamour, il est important de savoir quand vos employés travaillent. Votre entreprise souhaite garantir une productivité maximale, ce qui signifie que vous souhaitez empêcher les employés de mentir au sujet de leur présence. En plus d’un système de gestion des temps et des présences adapté à vos besoins, il est important de trouver le bon horloge pour votre entreprise.

Alors que le nombre de solutions de gestion du temps et des présences disponibles augmente chaque année, les options d’horloge pour votre entreprise ne manquent pas. Vous pouvez sélectionner une horloge autonome ou un système de gestion de l’heure et des présences comportant des fonctionnalités d’horloge. Cela dépend en grande partie de votre entreprise et de ce qui vous semble le plus logique pour surveiller vos employés.

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La sélection de la bonne heure pour éviter le vol de temps dépend également du niveau de confiance que vous accordez à vos employés. Certaines entreprises pourraient ne pas se soucier de savoir si les employés arrivent à 16h55 chaque jour et mettent 17h. sur la feuille de temps. D’autres entreprises peuvent chérir ces cinq minutes de productivité chaque jour. Pour ceux qui souhaitent avoir une vue d’ensemble du moment où les employés travaillent, il existe de nombreuses solutions simples pour s’assurer que les employés travaillent près des heures prévues par semaine. Pour les entreprises appliquant des politiques plus strictes, des options plus précises telles que les horloges biométriques peuvent être préférables.

Voici quelques types de serrures horaires, ainsi que leurs avantages et inconvénients.

La carte perforée est le type d’origine de l’horloge et certaines entreprises l’utilisent encore. Avec ces horloges, les employés placent leur carte de pointage dans une horloge et l’heure est inscrite sur une carte. Un responsable enregistre ensuite manuellement les horodatages dans la paie. Ces horloges autonomes ne se connectent pas aux systèmes de pointage et de présence basés sur le cloud. Par conséquent, en fonction des besoins de votre entreprise et de vos préférences, cela peut constituer un inconvénient.

Ces horloges fonctionnent sur un système d’informations d’identification qu’un employé porte avec elles. Il peut s’agir d’une carte d’identité avec une bande magnétique qu’ils glissent pour s’enregistrer. Avec des horloges à code-barres, les employés scannent le code à barres de la carte pour l’enregistrer quand ils entrent et sortent. Il existe également des lecteurs utilisant l’identification par radiofréquence (RFID), qui permet aux utilisateurs de saisir leur carte ou leur badge sur ou à proximité du scanner.

Les cartes de proximité sont souvent utilisées avec des horloges RFID. Ces cartes peuvent dans certains cas être lues à une distance maximale de 10 pieds, ce qui permet aux employés de numériser leurs cartes plus facilement que s’ils inséraient une bande magnétique dans une horloge pour effectuer un balayage entrant et sortant. Les inconvénients de ce type d’horloge incluent les employés qui oublient leurs identifiants chez eux, les perdent ou se font voler. En outre, certaines informations d’identification, telles que les bandes magnétiques, s’usent avec le temps et doivent être remplacées. Les cartes de proximité peuvent aider votre horloge à éviter l’usure des bandes magnétiques.

Ces horloges disposent d’un pavé numérique et les employés entrent un numéro d’identification personnel (PIN) ou un mot de passe personnalisé à leur arrivée et partent chaque jour. De nombreuses horloges PIN fonctionnent avec des cartes magnétiques ou à code à barres pour une authentification à deux facteurs. Le problème se pose lorsqu’un employé perd ou oublie ses informations d’identification. Il existe également un risque de falsification, les employés demandant aux collègues de saisir leur code PIN lorsqu’ils arrivent au travail en retard ou qu’ils ne sont pas là.

Les horloges biométriques sont particulièrement populaires auprès des entreprises soucieuses du «poinçonnage entre copains», qui est le moment où les employés arrivent ou sortent pour leurs collègues. Selon les données de TSheets, un coup de poing coûte 373 millions de dollars aux employeurs américains annuellement. Les horloges biométriques reposent généralement sur les empreintes digitales des employés. Il y a donc peu de risque de fraude. Un grand nombre de ces serrures utilisent des lecteurs d’empreintes digitales USB pour numériser les employés au travail. Les horloges biométriques et les lecteurs d’empreintes digitales USB conviennent aux entreprises dont le personnel ou la technologie est insuffisant pour surveiller les horloges.

Comme mentionné précédemment, les horloges biométriques sont idéales pour limiter le poinçonnage entre amis. Les entreprises qui s’inquiètent du vol de temps pourraient s’appuyer sur les serrures biométriques. Il existe également des options plus sophistiquées que les lecteurs d’empreintes digitales, telles que la reconnaissance faciale ou la numérisation de l’iris. Le principal inconvénient des horloges biométriques est la qualité variable du scanner. Les modèles les moins chers risquent de ne pas bien saisir le sujet, ce qui peut donner de faux négatifs. Les scanneurs d’empreintes digitales doivent être nettoyés fréquemment pour garder les numérisations positives et rester hygiénique. Lorsque ces horloges échouent, cela peut être un obstacle pour les entreprises car la technologie doit être réparée ou nettoyée.

"Il est assez difficile de contourner ces systèmes, mais ils présentent également des inconvénients, en particulier s’ils ne sont pas très précis ou s’il faut quelques minutes à vos employés pour faire le point", a déclaré Ravi Dehar, responsable de la croissance chez Homebase.

De nos jours, de nombreux employeurs abandonnent les horloges murales au profit d’employés qui vont et viennent avec leur ordinateur ou leur smartphone. Avec la plupart des systèmes de gestion du temps et des présences, les employés enregistrent leur arrivée et leur départ dans le système en ligne.

De nombreux services de paie, tels qu’ADP, permettent aux employés de télécharger des applications mobiles, puis de les utiliser pour se synchroniser. Ceci est utile pour les employés distants qui n’ont pas accès au dispositif de minuterie de la société. Les applications incluent la technologie de géofencing qui enregistre l’emplacement des employés lorsqu’ils entrent et sortent. Ceci est également utile pour conserver des enregistrements. Selon la Fair Labor Standards Act, chaque employeur devrait conserver au moins trois ans de registres de paie et au moins deux ans des données de la fiche de présence.

"Le moyen le plus simple de stocker ceci est, bien sûr, numériquement", a déclaré Dehar. "En prime, vous obtiendrez un historique des modifications de la fiche de pointage, afin que vous puissiez voir qui a effectué les modifications au cas où quelqu’un déposerait une plainte relative au travail."

Le vol potentiel est l’inconvénient potentiel de cette option facile à utiliser et qui fait gagner du temps. Lorsque les employés soumettent leurs propres relevés horaires journaliers en ligne, il est plus facile de voler quelques minutes chaque jour. Encore une fois, certaines entreprises pourraient ne pas se soucier de savoir si un employé se désiste à 16h57. et l’appelle 17 heures s’ils fonctionnent bien. Pour ceux qui s’inquiètent de quelques minutes ici et là, cependant, il faudra peut-être un effort supplémentaire pour vérifier le temps que les employés consacrent au travail lorsqu’ils utilisent une horloge mobile ou en ligne, en particulier si ces travailleurs sont distants.

La réponse vocale interactive permet aux employés d’entrer et de sortir par téléphone. Les travailleurs appellent un numéro prédéterminé et suivent plusieurs invites pour enregistrer leur temps. Ces types de systèmes sont toujours disponibles mais sont devenus obsolètes avec les applications mobiles pour smartphones.

Si vous choisissez une horloge biométrique ou une horloge fonctionnant avec des cartes d’identité d’employé, vous devez en choisir une qui fonctionne en mode hors connexion pour les fonctionnalités d’économie d’énergie.

Les entreprises peuvent réutiliser des appareils mobiles, tels que des tablettes, sous forme de cadenas pour économiser de l’argent. De nombreuses applications vous permettent d’utiliser des tablettes (Android et iPad) en mode kiosque, ce qui les limite à une utilisation avec une seule application.

Seul l’administrateur de l’appareil peut déverrouiller l’iPad pour qu’il reprenne ses paramètres normaux. Vous pouvez donc le monter près de l’entrée du bureau et le laisser exécuter uniquement votre application de minuterie. Si vous recherchez la solution la plus simple, cela peut être un bon choix.

Si votre entreprise utilise un système de synchronisation et un système de contrôle d’accès, certains produits font les deux. Le couplage du contrôle d’accès avec le temps et la présence permet à vos employés d’accomplir les deux actions en une seule action. Lorsqu’un employé utilise sa carte-clé, son mot de passe ou son analyse biométrique pour entrer dans un bâtiment, le système peut enregistrer cette heure et l’utiliser comme horodatage.

Vous pouvez également exiger un système de contrôle anti-retour, qui oblige les employés à utiliser les informations d’identification pour quitter un bâtiment. Cela leur sert de point de départ. Le système est souvent associé à une horloge autonome utilisée pour les pauses.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les systèmes de gestion du temps et des présences, consultez notre guide d’achat de temps et de présence. Si vous savez ce que vous cherchez, visitez notre meilleure page de choix et voir ceux que nous recommandons, ainsi qu’une liste complète des systèmes pouvant fonctionner pour vous.

Rapports supplémentaires par Saige Driver.

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